Prowadzisz kawiarnię? Edukacja baristów to podstawa!

Inwestycja w pracowników to najlepsza inwestycja w Twój biznes – niezależnie od tego, w której części rynku HoReCa on funkcjonuje. Choć może to trącić banałem, przykłady z życia wzięte pokazują, że to właśnie podnoszenie kwalifikacji pracowników w największym stopniu wpływa na jakość produktów, obsługę klienta oraz wysokość sprzedaży.

W ostatnich latach rynek HoReCa jest zdecydowanie rynkiem pracownika. Brak rąk do pracy powoduje, że rekrutacja staje się wyzwaniem dla każdego kto choć raz się z nią mierzył. Kiedy działa się pod presją czasu i wyników, trudno o znalezienie ekspertów z doświadczeniem na danym stanowisku. Dlatego właśnie pracowników poszukuje się wśród osób dopiero wchodzących na rynek pracy lub zmieniających branżę. Zarówno osoby z doświadczeniem jak i nowicjusze mogą czerpać korzyści z odbytych szkoleń bez względu na staż czy poziom wiedzy.

Dlaczego warto?

Podnoszenie wiedzy i zdobywanie nowych umiejętności poprzez szkolenia daje wymierne korzyści na wielu polach:

• Wyższa jakość produktów – kawa jest produktem specjalistycznym, wie o tym każdy, kto choć raz próbował ustawić młynek, narysować wzór latte art czy poprawnie zaparzyć kawę w dripie. Właściwie zaplanowana ścieżka szkoleniowa pozwoli pracownikom na osiągnięcie wyższej jakości serwowanych napojów oraz utrzymanie powtarzalnego, wysokiego poziomu sprzedawanych przez nas produktów.

• Mniejsze straty i większa wydajność – dobrze wyszkolony barista popełnia mniej błędów podczas przygotowywania zamówień, zmniejszając tym samym straty na produkcie oraz oszczędzając cenne minuty pracy, co podnosi wydajność i obniża czas oczekiwania na realizację zamówień.

• Lepsza obsługa Gościa – barista, który dysponuje szeroką wiedzą, chętnie dzieli się nią z Gośćmi i dzięki dobrej organizacji pracy może poświęcić im więcej cennego czasu. To wzbudza zaufanie, pozwala czuć się zaopiekowanym i daje poczucie dobrze wydanych pieniędzy. 

• Wyższa sprzedaż – a skoro o pieniądzach mowa – zaangażowany i wyszkolony personel zna również zasady skutecznej sprzedaży – cross-selling, up-selling i inne techniki sprzedażowe pomagają w zwiększaniu obrotów podobnie jak szybkie wykonywanie zamówień i uśmiech na twarzy. Wszystkie te czynniki splecione w solidny łańcuch pozwalają na obsługę większej ilości Gości, a także zwiększenie bazy stałych bywalców.
• Niższe koszty serwisu urządzeń – właściwie poprowadzone szkolenia uczą nie tylko pracy z kawą czy herbatą, ale również obchodzenia się ze sprzętem służącym do ich przygotowania. Czyszczenie, wymiana elementów eksploatacyjnych, diagnozowanie problemów, kontrola parametrów wody czy interwałów serwisowych to tematy, które porusza się podczas szkoleń. Dzięki temu pracownicy lepiej dbają o sprzęt, który pozwala zarobić im na wypłatę.
• Mniejsza rotacja pracowników – ten efekt inwestycji w szkolenia jest równocześnie bardzo częstym argumentem przeciwko nim samym. Jak to możliwe? Pracodawcy obawiają się, że zainwestują w młodego pracownika określoną kwotę, a ten po kilku miesiącach ich opuści i przejdzie do konkurencji, która “za darmo” dostanie przeszkoloną osobę. Taka sytuacja może się zdarzyć tylko w jednym przypadku: jeśli już na starcie zatrudnimy niewłaściwą osobę. We wszystkich innych sytuacjach, działający system szkoleniowy będzie magnesem dla kandydatów na pracowników. Pokazując, że inwestujemy w ich rozwój, dajemy jasny sygnał, że zależy nam na ich zadowoleniu oraz długotrwałej współpracy. Pozwala to na utrzymanie najwyższych poziomów motywacji, współpracy w zespole i poczucia faktycznego rozwoju zawodowego. Efekt można również wzmocnić poprzez stosowanie tzw. “lojalek” czyli dwustronnych umów, w których pracodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów szkolenia w zamian za deklarację pracownika do pracy na jego rzecz przez określony w umowie czas. Dzięki temu zwiększamy również poczucie odpowiedzialności i lojalności po stronie pracowniczej.

• Korzyści wizerunkowe – sprawny i skuteczny system szkoleń może być nie tylko czynnikiem przyciągającym pracowników, ale również doskonałym narzędziem do budowania wizerunku poprzez udział w kawowych zawodach. Starty pracowników w mistrzostwach baristów to szansa na zdobycie sławy nie tylko dla nich samych, ale również miejsc, w których pracują i tworzą im warunki do startów. A jeśli wszystko pójdzie dobrze, to możemy pochwalić się tytułem np. Mistrza Polski Baristów, który przygotowuje napoje naszym Gościom lub szkoli współpracowników. Któż nie chciałby się napić mistrzowskiego espresso?

Jak zrobić to dobrze?

Aby cieszyć się wymienionymi wyżej korzyściami nie wystarczy po prostu wydanie określonej kwoty – trzeba zrobić to z głową. Co to oznacza?

Zaplanuj zakres i termin szkoleń z wyprzedzeniem

Zanim wyślemy zespół na szkolenie, należy dokładnie przemyśleć jakie kompetencje i w jakiej kolejności powinien on zdobywać. Wiedza o kawie jest bardzo szeroka, obejmuje nie tylko umiejętności jej zaparzania i podawania, ale także sensorykę, wiedzę teoretyczną, znajomość rynku czy łańcucha dostaw, a wszystko to na kilku poziomach zaawansowania. Co więcej, opanowanie informacji przekazywanych przez trenera wymaga czasu i praktyki, więc nie da się przeszkolić nikogo “hurtowo” i zaaplikować dużej dawki wiedzy w krótkim okresie czasu, gdyż może to doprowadzić do “przeładowania” informacjami i w konsekwencji utraty potencjału płynącego z danego modułu szkoleniowego.

Co więcej, taki plan powinien powstać jeszcze zanim lokal zostanie otwarty dla Gości. Po pierwsze z powodu już wspomnianego czasu niezbędnego na przyswojenie wiedzy, a po drugie z powodu kosztów. Jeśli biznes plan nie uwzględnia szkoleń na etapie przygotowania inwestycji, to na kilka dni przed otwarciem staniemy oko w oko z niedoświadczoną załogą, która nie tylko nie potrafi poprawnie przygotowywać zamówień, ale także rozmawiać z klientami czy sprawnie komunikować się sama ze sobą. Jeden czy dwóch doświadczonych pracowników nie jest w stanie doszkalać reszty zespołu w tzw. “międzyczasie”. Zaniedbania i złe nawyki powstające już na samym początku funkcjonowania lokalu szybko przekładają się na niską opinię Gości, a tym samym prowadzą do spadku obrotów i jeszcze szybszego odpływu gotówki, która w pierwszych miesiącach po otwarciu jest dla naszej działalności jak tlen. Każdy doświadczony trener wie jakich umiejętności najbardziej potrzebują pracownicy w pierwszych miesiącach pracy oraz w którym kierunku należy ich popychać do dalszego rozwoju. Zaplanowanie harmonogramu szkoleń na rok to nie abstrakcja a konieczność, szczególnie dla nowo powstających biznesów gastronomicznych.

Wybierz odpowiednie szkolenia

Skąd masz wiedzieć czy dana instytucja szkoleniowa oferuje produkt o jakości odpowiadającej jego cenie? Na świecie istnieje tylko jeden globalny system szkoleń kawowych, który tworzony jest przez Specialty Coffee Association, a nazywa się Coffee Skills Program (CSP). Szkolenia w ramach tego systemu podzielone są na bloki tematyczne, z których każdy ma trzy poziomy zaawansowania:

• Barista Skills – idealny dla baristów, skupia się na pracy z ekspresem ciśnieniowym i obsłudze Gościa

• Brewing Skills – zagadnienia dot. ekstrakcji kawy oraz alternatywnych metod parzenia

• Sensory Skills – analiza sensoryczna w kawie, ocena jej jakości, znajomość atrybutów i defektów kawy, rozwijanie umiejętności sensorycznych

• Roasting Skills – moduł dotyczący wypalania kawy, zarządzania palarnią, zaopatrzenia w surową kawę

• Green Coffee – praktyczne i teoretyczne informacje dot. kawy surowej – nauka rozpoznawania defektów, pomiary parametrów kontrolnych, zawiera również zagadnienia z zakresu sensoryki

Każdy z modułów, poza Introduction to Coffee, składa się z 3 stopni zaawansowania, a szkolenia na kolejnych poziomach trwają coraz dłużej i poruszają coraz bardziej zaawansowane aspekty z danej dziedziny:

1. Foundation – poziom podstawowy, przeznaczony dla osób, które nie mają doświadczenia w pracy z kawą,
2. Intermediate – poziom średniozaawansowany, odpowiedni dla osób z co najmniej rocznym doświadczeniem w pracy z kawą. Gwarantuje zdobycie umiejętności niezbędnych do samodzielnej pracy na stanowisku odpowiadającym modułowi, którego dotyczy.
3. Professional – poziom zaawansowany, wymagane jest wcześniejsze zaliczenie poziomu Intermediate z tego samego modułu; Poziom dostarczający najbardziej szczegółowej wiedzy w danym aspekcie, pozwalający na szkolenie mniej doświadczonych pracowników i samodzielne zarządzanie danym aspektem działalności w codziennej pracy. Np. pracownik, który zaliczył egzamin Barista Professional będzie miał umiejętności niezbędne na stanowisku head barista – kontrolę nad recepturami, jakością produktu, doborem sprzętu, parametrów wody, standardów obsługi jakości itp.

Po odbyciu szkolenia kursanci przystępują do egzaminów teoretycznego i praktycznego, a po ich zaliczeniu mogą ubiegać się o certyfikat honorowany na całym świecie. Zajęcia mogą być prowadzone wyłącznie przez Autoryzowanych Trenerów SCA (Authorised SCA Trainer – AST), których kompetencje są potwierdzane co 3 lata w ramach odnawiania licencji. Sylabus tych szkoleń jest zunifikowany i tworzony przez najbardziej uznanych edukatorów na świecie, a same zajęcia odbywają się w oparciu o naukowe metody przekazywania wiedzy. Takie szkolenia na pewno nie będą najtańszymi na rynku, ale dają gwarancję dobrze zainwestowanych środków. W Polsce znajduje się kilka ośrodków prowadzących szkolenia w ramach Coffee Skills Program, a Coffeedesk jest jedną z nich. Przykładowa ścieżka szkoleniowa dla Twoich pracowników przed otwarciem kawiarni mogłaby wyglądać następująco:

1. Dzień 1 – Introduction to Coffee – informacje o kawie, sposobach jej produkcji, historii, czynnikach decydujących o smaku, cenie i jakości. Cupping kaw z różnych rejonów świata, wprowadzenie do sensoryki i opis poszczególnych możliwości rozwoju w ramach systemu CSP
2. Dzień 2  – Barista Skills Foundation – podstawy pracy z ekspresem ciśnieniowym: przygotowanie espresso, spienianie mleka, przygotowanie napojów na bazie espresso, czyszczenie i konserwacja sprzętu, obsługa klienta, zasady BHP
3. Dzień 3 – Brewing Skills Foundation – podstawy ekstrakcji kawy, czynniki wpływające na smak naparu: proporcje, grubość zmielenia, czas ekstrakcji, temperatura, technika zaparzania; przegląd metod parzenia kawy, podstawy sensoryki, informacje o wodzie i jej wpływie na ekstrakcję.

Każdy dzień szkoleniowy kończy się egzaminami teoretycznym i praktycznym, a kursanci mogą ubiegać się o certyfikat po ich zaliczeniu. Każde odbyte szkolenie gwarantuje określoną ilość punktów w systemie CSP, a po zebraniu 100 punktów kursanci otrzymują Coffee Diploma, czyli certyfikat końcowy potwierdzający zdobycie przez nich najwyższego stopnia kawowych umiejętności i wiedzy, który honorowany jest globalnie.

Stwórz standardy i procedury

Dzięki nim Twój wykwalifikowany personel będzie jeszcze lepiej radził sobie za barem. Jeśli każdy będzie przygotowywał produkty według ściśle obowiązującej receptury, to praca stanie się łatwiejsza, spadnie ilość reklamacji oraz strat, a nowi pracownicy będą mieli ułatwiony start w nowym otoczeniu. Procedury otwarcia i zamknięcia, przyjęcia dostaw, obsługiwania reklamacji czy przyjmowania rezerwacji także stanowią żelazny element sprawnej obsługi oraz pozwalają baristom skupić się na tym co najważniejsze – kontakcie z Gościem i tworzeniem przyjemnej z pobytu w Twoim lokalu. Bez standaryzacji pracy nawet najbardziej doświadczeni bariści z teczką pełną certyfikatów będą pracować poniżej swoich możliwości i wydajności.

Zasadność inwestycji w szkolenia nie powinna budzić wątpliwości – w końcu to nasi pracownicy odpowiedzialni są za kontakt z Gośćmi i realizację ich zamówień, a nowoczesne ekspresy czy młynki to tylko narzędzia w ich rękach. Aby zrobić z nich użytek konieczne są wysokie kwalifikacje. To one pozwalają podnosić sprzedaż i budować renomę marki opartą o profesjonalizm i najwyższą jakość.