Jak prowadzić gastronomię z sukcesem? 10 rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli nie chcesz zamknąć lokalu po pół roku.
Muszę przyznać, że przede mną nie lada wyzwanie. Bardzo trudno w tak krótkim formacie złapać ducha tak szerokiej branży jaką jest gastronomia i co więcej doradzić Wam jak prowadzić ją z sukcesem? Postanowiłem więc zawęzić tę rozprawę do 10 punktów, które mogą być dla Was wskaźnikami do działania. Nasz case study to “wymarzona kawiarnia”, którą stworzymy i poprowadzimy we wspomnianych dziesięciu krótkich akapitach.
- Misja, wizja, cele i wartości: Każdy biznes pozbawiony tych czterech założeń na starcie, prędzej czy później będzie musiał wrócić do ich ustalenia i znaleźć swoją tożsamość, albo bezpowrotnie pożegna się z rynkiem. Wszyscy znamy przykłady klubów powstających w tej samej lokalizacji sezon po sezonie, zmieniających tylko szyld czy też dziesiątą wersję kawiarni z pysznym ciastem, restaurację z kuchnią polską itp. itd. Zamiast kopiować, znajdź unikalny pomysł na swój biznes. Pomyśl co będzie Cię wyróżniać: ciekawa oferta, naturalne składniki prosto od rolnika, wyjątkowa selekcja kawy i herbaty, której nie ma nikt w okolicy, czy też doskonałej jakości wina, lub ciasta przygotowywane specjalnie dla Ciebie. Pomyśl jaka jest Twoja grupa docelowa, kto ma być gościem Twojej kawiarni, jak dowie się o Twoim istnieniu i co spowoduje, że wróci ponownie? Jaka będzie Twoja oferta? Jakiego rodzaju ma to być gastronomia? Im więcej pytań na tym etapie, tym lepiej. Szukaj a obiecuję ci że na pewno znajdziesz to, w czym możesz być wyjątkowy i co sprawi, że goście pokochają właśnie Twój lokal. Odwiedzaj jak najwięcej miejsc, które Cię inspirują i w których czujesz się dobrze. Nie bój się zapytać o właściciela, to często bardzo miłe osoby, które chętnie podzielą się z tobą swoim dotyczasowym doświadczeniem.
- Cyferki: Następny etap to excel, bez niego ani rusz. W pierwszym punkcie byłeś w wyobraźni i powoli tworzyłeś obraz tego jak Twoje miejsce będzie wyglądać, jaki będzie w nim klimat i dlaczego połowa miasta będzie w nim przesiadywała całymi dniami, nie mogąc się nacieszyć tym, jak tu u ciebie super? To teraz czas, żeby dać popalić analitycznej lewej półkuli! Ile mnie to będzie wszystko kosztowało? Ile zakładam na remont, inwestycję, jakich sprzętów potrzebuję? Innymi słowy – przekładamy marzenia na plan inwestycyjny i tworzymy pierwszą estymację kosztów. Zakładamy blokadę na każdy możliwy wskaźnik zgodny z naszym budżetem, który posiadamy do rozdysponowania. Należy pamiętać, że często po otwarciu musimy dołożyć parę groszy przez (miejmy nadzieję 2-3 miesiące), zanim biznes się rozkręci. Ujmij więc w budżecie wszystko, co możesz i zawsze zrób dwie wersje: optymistyczną i pesymistyczną. Ta druga mocno otrzeźwia, ale w mojej opinii jest niezbędna, abyś wiedział, czego unikać. Dobrze również zrobić pierwszy research produktów które chcemy mieć w ofercie i poszukać najlepszych w relacji cena do jakości. Pamiętaj, najtańsze w tym wypadku to nie zawsze najlepsze, weźmy przykład ekspresu do kawy. Taka maszyna to często wydatek kilkunastu, nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, więc naprawdę warto kupić nie tylko dobre, a znakomite urządzenie, które dłużej pozostanie niezawodne i w dłuższej perspektywie pozwoli zaoszczędzić na serwisie.
- Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja: Znajdź wymarzone miasto, następnie wybierz dzielnicę. Masz już przecież misję, wizję, cele i wartości, więc to będzie proste!
Gdzie mieszka lub gdzie się spotyka Twoja grupa docelowa? Znalazłeś? Jeśli tak, to zobacz jaki jest traffic w okolicy? Jeśli są tam inne kawiarnie, restauracje czy bary to bardzo dobrze, duża szansa, że goście odwiedzający sąsiadów wpadną i do Ciebie. Załóż sobie budżet na czynsz i koszty podstawowe i pilnuj, żeby nie przecenić swoich możliwości. Czynsze i koszty energii w gastronomii to jedne z najważniejszych wskaźników. Szukaj również lokalu, w którym była wcześniej prowadzona gastronomia. Ułatwia to znacznie pracę i przygotowywanie wszystkich pozwoleń, które potrzebne są przed startem. Nie lekceważ tego punktu, lokalizacja to naprawdę ważna kwestia w naszej branży. Jeśli masz troszkę większy budżet – skorzystaj z firm badający ruch w danej okolicy, niektóre dane bywają bardzo, bardzo przydatne. - Produkt, produkt i jeszcze raz produkt: Jest mi teraz bardzo przykro, ale znów będziesz musiał stworzyć kolejną tabelkę, w której zapiszesz wszystkie produkty, jakie chcesz mieć w swojej kawiarni i odpowiesz sobie na pytanie, kto będzie Ci je dostarczał? Te listy potrafią być bardzo, bardzo obszerne, ale nie bój się tego. Później stopniowo będziesz je skracał, aż wylistujesz finalne produkty, które będą codziennie dostarczane do Twojego lokalu. Szukaj wyjątkowych, ciekawych palarni specialty. Nie bój się ściągać po droższe kawy – i takie znajdują swoich klientów. Zastanów się ponadto, co jeszcze – jakie propozycje przekąskowe zaserwujesz swoim gościom, może chcesz wprowadzić coś słodkiego? Znajdź dobrych dostawców, a Twoi goście będą zachwyceni Twoją ofertą i szybko do ciebie wrócą.
- Menu i strategia cenowa: Pora na przygotowanie food cost i beverage cost. Sprawdzamy jaką marżę powinniśmy założyć na poszczególnych produktach. Podejścia są dwa: pierwsze, badanie rynku podobnych miejsc w mieście i w okolicy i ułożenie cen podobnie do nich, lub samodzielne przygotowanie cen bez patrzenia na rynek, bo na przykład nie ma w okolicy miejsc podobnych do naszego. Polecam pierwszą opcję, dodatkowo z kalkulatorem w ręce, aby zobaczyć ile mamy marży na produktach, które chcemy sprzedawać. To z marży musimy później zapłacić wszystkie pozostałe koszty. Warto też założyć wstępny mix sprzedażowy i zobaczyć jak rozłoży się marża na występujących w nich produktach – pozwoli nam to sprawdzić, co znajduje się w naszym topie sprzedażowym. Z mojego doświadczenie wynika, że są to kawy mleczne: cappuccino, latte czy też kawy na mlekach roślinnych. Warto zatem zadbać, o ich doskonałą marżowość i troszkę ponegocjować przy zakupie.
- Roadmap: Skompletowałeś wszystkie dane potrzebne do tego, by móc zacząć prowadzić biznes. Proszę wróć raz jeszcze i zerknij na wszystko z góry. Pomyśl, czy aby na pewno o niczym nie zapomniałeś i przygotuj plan lotu. Kiedy startuje remont i jak długo ma trwać? Czego potrzebuję do odbioru sanepidu, ile muszę czekać na odbiór? Jaki system POS powinienem wybrać? W jaki sposób będę kontrolował magazyn oraz przychody i rozchody? Kto będzie moim księgowym i dlaczego? Nowoczesne aplikacje do trackowania projektów w czasie również będą przydatne. Im więcej zdań rozpiszesz szczegółowo i na linii czasu tym mniej bólu głowy już w trakcie operacji, obiecuję!
- Inwestycja w ludzi: Rekrutacja i dobór odpowiednich osób do pracy to najważniejszy punkt na naszej liście zadań. Musisz wiedzieć, że nawet najlepszy wystrój i najnowocześniejsze sprzęty nie stworzą pełnego klimatu kawiarni, czy restauracji. Tylko z odpowiednio dobranym i wykwalifikowanym personelem możesz osiągnąć pełen sukces. Dzisiaj nie jest to łatwe zadanie. W Polsce branża gastronomiczna traktowana jest jako bardzo tymczasowe miejsce pracy i każdy z nas prędzej czy później zderza się z sezonowością i dużą rotacja pracowników. Warto zatem założyć i wymyślić sobie w jaki sposób będziesz premiował swoich pracowników i zadał sobie pytanie: co mogę im dać ponad podstawowe wynagrodzenie? Jak połączę tę premię z zakresem obowiązków i wymaganiami, aby generowała więcej sprzedaży? Nie są to proste pytania, ale naprawdę warto odpowiedzieć sobie na nie przed otwarciem. Należy również pamiętać, aby nie przesadzić w drugą stronę – labour cost i food cost to dwa najważniejsze wskaźniki w gastronomi, jeśli odpowiednio je zrównoważysz i zadbasz o odpowiednią reklamę i marketing, aby w Twojej kawiarni było gwarno, zysk przyjdzie naturalnie i będziesz z niego bardzo zadowolony.
- Wiedza, pasja, kontrola i rozwój: No dobrze, otworzyłeś! Działasz, rozwijasz się i realizujesz swój plan, delegujesz coraz więcej zadań i biznes zaczyna przynosić Ci pierwsze dochody. Pamiętaj jednak, że raz podniesiona na wysoki poziom poprzeczka potrafi niespodziewanie spaść, dlatego skrupulatnie i dokładnie, przez cały czas działania zwracaj uwagę na następujące czynniki:
– koszty zakupu towarów i ich jakość;
– koszt utrzymania pracowników i ich ilość na zmianach;
– jakość komunikacji pracownik-gość;
– ceny sprzedaży produktów;
– godziny otwarcia lokalu;
– poziom inwestycji na marketing i reklamę, a generowany ruch w lokalu;
– serwis urządzeń, których używasz.
To główne checkpointy, do których powinieneś wracać co miesiąc i sprawdzać jak Ci idzie. Ale skąd mam wiedzieć, jak mi idzie? Powiesz pewnie, że po wyniku. Ale pamiętaj – wynik to nie wszystko. Jeśli dojdziesz do momentu kryzysowego, w którym poczujesz, że nie wiesz już, dlaczego to wszystko robisz, wróć do punktu pierwszego, czyli twojego dokumentu strategicznego, w którym to planowałeś wymarzoną kawiarnie i zobacz jakie miałeś pierwotne założenia. Jestem przekonany, że znajdziesz wiele punktów nad którymi warto jeszcze popracować. - Trochę szczęścia: Wszystkie powyższe punkty, jak pewnie zauważyłeś, to dużo konkretnej i czasem technicznej wiedzy z punktu widzenia managera, który z niejednego pieca chleb jadł. Niemniej jednak, nie można pominąć w tym wszystkim niematerialnego aspektu tworzenia biznesu. Na samym początku drogi wymyśliłeś kawiarnię i poczułeś, że to właśnie to, co chcesz robić! Może masz wspólnika, może nie jednego i wszyscy musieliście w pewnym momencie poczuć i podjąć decyzję, że chcecie to zrobić. Czasem jednak nawet najlepsze koncepty po prostu się nie sprawdzają. Może mieć na to wpływ zła koniunktura, czy czynniki zewnętrzne, na które nie mamy wpływu. Mogę przytoczyć dwa takie wydarzenia z ostatnich lat, wszyscy wiemy o czym mówię. Może być to frustrujące, ale i z tym trzeba się pogodzić. Mam na to swoją teorię, jeśli intencje są szczere, lubisz ludzi i czujesz głęboko w sobie, że gastronomia to Twoja droga oraz ciężko pracujesz, to szczęście prędzej czy później się do ciebie uśmiechnie.
- Ale jednak więcej konsekwencji: Pamiętaj jednocześnie, że czasem będzie to później niż wcześniej i tylko konsekwentnie realizując swój plan, utrzymując przy tym wysoki poziom i doskonałą jakość, można osiągnąć upragniony sukces. Jak ten sukces zmierzyć i czym on jest? Na to pytanie, drogi czytelniku, musisz odpowiedzieć sobie sam. Dla jednych będzie to najwyższy możliwy wynik finansowy, dla innych może to być zrównoważony rozwój, dla jeszcze innych otwarcie kolejnego miejsca. Dla mnie jest to możliwość tworzenia i budowania na nowo miejsc, w których zdolni świetni ludzie tworzą niesamowity klimat i gościnność, a ta energia udziela sią gościom przebywającym w prowadzonych przeze mnie miejscach. Co ciekawe, mając te “niepoliczalne” wskaźniki na wysokim poziomie, świetnie wyniki przychodzą same, jako konsekwencja tych działań i potwierdzają, że plan był dobry. Tego i Wam życzę!
