W jednej kawiarni wszystko masz pod ręką. Wiesz, co się sprzedaje, kto z kim pracuje, kiedy coś nie gra. Ale co się dzieje, gdy punktów robi się więcej, a Ty przestajesz być na miejscu? Czy da się zbudować sieć, która nadal ma duszę – i trzyma się w ryzach?
Dobra kawa już nie wystarcza. Klient nie przychodzi tylko po napar, ale po to, co dzieje się wokół niego: atmosferę, kontakt, znajome twarze. W nowoczesnej kawiarni liczy się nie tylko produkt, ale też to, jak się czujesz, gdy go zamawiasz i pijesz. I to właśnie to „coś” decyduje o tym, czy wrócisz.
Kawiarnia to dziś miejsce spotkań, pracy, odpoczynku i rytuałów. Dla niektórych to druga przestrzeń po domu, dla innych codzienny punkt kontrolny – szybkie espresso, wymiana zdań z baristą, scroll przed pracą. Działa społecznie – spaja okolicę. Ma też swój wpływ na sąsiedztwo: buduje klimat ulicy, ściąga ruch, staje się punktem odniesienia.
Ale to, co najważniejsze, dzieje się między ludźmi. Relacja z klientem to nie jednorazowa transakcja. To ciągła wymiana – uśmiechu, pamięci, smaku, rozpoznania. W małych lokalach kluczową rolę grają osoby za barem. Barista to nie tylko ktoś, kto robi kawę. To ktoś, kto pamięta, że lubisz flat white na owsianym bez pianki. Ktoś, kto wie, kiedy pogadać, a kiedy dać spokój. To twarz lokalu – i często powód, dla którego wracasz.
W sieci kawiarni to właśnie tacy ludzie tworzą spójność. Nawet jeśli miejsca różnią się wystrojem czy menu, to osobowość zespołu i podejście do gościa trzymają to wszystko razem. I właśnie dlatego, kiedy myślisz o rozwoju, nie zaczynaj od ekspresu czy kafelków. Zacznij od ludzi.
Doznania jako strategia skalowania sieci kawiarni
Jeśli myślisz o sieci, nie wystarczy kopiować wnętrza i logo. Musisz powtórzyć coś znacznie trudniejszego – uczucie klienta, gdy wchodzi do lokalu. To nie design sprzedaje. Sprzedaje zapach, dźwięk, ton głosu baristy i sposób, w jaki światło pada na blat, kiedy siadasz z kawą. To wszystko, co działa w tle – ale zostaje w pamięci.
W jednej kawiarni to się robi samo. Masz swój zespół, znasz klientów, reagujesz instynktownie. Ale jeśli chcesz mieć dziesięć lokali, musisz przestać polegać na przypadku. Potrzebujesz systemu, który nie zabije autentyczności, ale pozwoli ją powtórzyć. Nazywa się to różnie – podręcznik marki, standardy obsługi, manual – ale chodzi zawsze o jedno: świadome projektowanie doświadczenia.
Nie chodzi o to, żeby każda kawiarnia pachniała tak samo, ale żeby zawsze pachniała dobrze. Nie o to, żeby barista mówił identyczne formułki, ale żeby wiedział, co powiedzieć, gdy klient nie wie, co zamówić. Chcesz, żeby gość w Krakowie, Warszawie i Gdańsku czuł się podobnie – ciepło, pewnie, komfortowo – nawet jeśli wystrój będzie trochę inny. I to da się zrobić. Przez szkolenia. Przez wdrożenie standardów. Przez wspólny sposób komunikacji.
“”W sieci kawiarni atmosfera jest jak dobra kawa – nie wystarczy mieć dobry przepis, trzeba wiedzieć jak ją zaserwować w każdym miejscu tak samo dobrze. To zespół, nie wyposażenie, tworzy prawdziwą tożsamość marki.” – wyjaśnia Krzysztof Mika, head of retail Coffeedesk.
Skalowalność w gastronomii nie polega na powielaniu formy, tylko na kontroli atmosfery. To, co klient czuje, można przewidzieć i zaprogramować. Poprzez światło, muzykę, tempo obsługi, rozmowę przy barze. Możesz stworzyć scenariusze na sytuacje, które się powtarzają: kolejka, klient, który nie wie, co wybrać, ktoś wchodzący z ulicy i szukający stolika. I nie chodzi o to, żeby wymyślić odpowiedź. Chodzi o to, żeby Twoi ludzie wiedzieli, jak zareagować.
Najlepsze kawiarnie mają spójność nie dzięki kafelkom, tylko dlatego, że klient w każdej z nich czuje się tak samo dobrze. I to jest coś, czego sieciówki nadal nie potrafią zrobić – bo nie da się tego zamknąć w tabelce. Ale Ty możesz to zbudować. Na relacji. Na atmosferze. I na detalach, które da się zaplanować z wyprzedzeniem.
Skalowanie bez rozmycia: jak rozwijać sieć i nie zgubić marki?
Własna kawiarnia to często spełnienie marzenia. Ale druga kawiarnia to już operacja logistyczna. A trzecia? To system, który zaczyna albo działać, albo się sypać. Bo skalowanie w gastronomii nie polega na tym, żeby mieć więcej lokali. Chodzi o to, żeby mieć więcej miejsc, które nadal czują się jak „Twoje”.
Modele są różne. Możesz działać satelitarnie – jeden lokal matka, a reszta jako lekkie punkty operacyjne. Możesz iść w system hubów – kilka większych kawiarni wspierających mniejsze. Albo próbować franczyzy, jeśli masz żelazną strukturę i jesteś gotowy oddać część kontroli. Każdy model ma sens, ale tylko wtedy, gdy jest osadzony w realiach – finansowych, personalnych i kulturowych. Bo co z tego, że logo będzie to samo, jeśli w jednym miejscu masz świetną atmosferę, a w drugim zamówienie składa się jakbyś był w urzędzie?
Dlatego coraz więcej ambitnych marek kawowych wybiera coś, co można nazwać strukturą hybrydową. Jeden, maksymalnie dopieszczony lokal jako centrum dowodzenia – to tam szkolisz ludzi, testujesz nowe rozwiązania, tam rodzi się „ton głosu” marki. Reszta to punkty operacyjne, które dostosowują się do kontekstu – inna dzielnica, inny ruch, inny klient – ale trzymają wspólny kręgosłup.
“Dobra sieć kawiarni to ta, gdzie czujesz się jak w domu bez względu na lokalizację. To nie franczyza z identycznymi wnętrzami, ale przemyślany ekosystem, gdzie każdy punkt ma swój charakter, ale wszędzie spotykasz ten sam standard i podejście.” – dodaje Krzysztof Mika
W tym wszystkim ogromne znaczenie ma logistyka. Jeśli nie chcesz, żeby każda kawiarnia działała „po swojemu”, musisz coś scentralizować. Kuchnia, piekarnia, palarnia – jedno miejsce, które dostarcza gotowe lub półgotowe produkty. To nie tylko kwestia jakości, ale też powtarzalności. Croissant nie może być raz maślany, raz margarynowy, tylko dlatego, że w jednej lokalizacji skończyło się ciasto i ktoś „zaimprowizował”.
Ale nawet najlepsza centralna kuchnia nie rozwiąże wszystkiego. Musisz mieć procedury. Standaryzacja nie brzmi romantycznie, ale pozwala utrzymać jakość, kiedy nie jesteś na miejscu. Jak wyglądają zmiany? Kiedy włącza się światło? Co robisz, kiedy przychodzi kontrola sanepidu albo klient zgubi portfel? To trzeba mieć rozpisane. A potem szkolić. Regularnie. I nie tylko z obsługi ekspresu, ale też z podejścia, tonu, sposobu reagowania na trudne sytuacje.
Do tego dochodzi rekrutacja. Bo nic nie psuje marki szybciej niż zły człowiek za ladą. Procesy rekrutacyjne muszą być tak samo dopracowane jak receptura batch brewu. Nie tylko „czy umie robić latte art”, ale „czy rozumie, po co ta kawiarnia istnieje”.
Skalowanie to nie kopiowanie. To budowanie systemu, który powiela klimat, nie tylko kolor ścian. Jeśli dobrze go ustawisz, każda nowa kawiarnia będzie nie tylko Twoja z nazwy – ale też z ducha.
Rozpoznawalność zaczyna się poza kawiarnią
Twoja kawiarnia może być najlepsza w mieście, ale jeśli nikt o niej nie wie – to tak, jakby nie istniała. W pewnym momencie rozwoju przychodzi moment, kiedy jakość i atmosfera to za mało. Trzeba jeszcze zadbać o to, żeby ktoś Cię znalazł. A potem – żeby wrócił.
Rozpoznawalność marki w gastronomii nie buduje się tylko przez logo na kubku. Buduje się przez obecność w przestrzeni miasta – tej fizycznej i tej cyfrowej. Czy ktoś kojarzy Twoją nazwę, zanim wpisze „kawa Warszawa” w Google? Czy jak przechodzi obok lokalu, to rozumie, czym się różnisz od reszty? Czy jesteś miejscem, które „się zna”, nawet jeśli się w nim nigdy nie było?
Tu zaczyna się praca nad widocznością. Nie w sensie reklamowym, tylko społecznym. Dobry PR w gastronomii to nie tekst sponsorowany, tylko fakt, że pojawiasz się tam, gdzie dzieje się coś ważnego: lokalne kino, wydarzenie charytatywne, mikrofestiwal z sąsiadami, współpraca ze znaną marką. Twoja obecność musi mieć kontekst. Bo jeśli Twoja kawiarnia jest tylko „dla znajomych gości”, a nie „tych z miasta” – to znikniesz przy pierwszej fali nowej konkurencji.
“Rozpoznawalność buduje się w chwilach, gdy nie sprzedajesz kawy. To jak mówisz o sobie, jak angażujesz się lokalnie, jaką historię opowiadasz. Ludzie nie kupują produktu – kupują doświadczenie i przynależność do czegoś większego” – komentuje Krzysztof Mika.
Online działa to tak samo. Instagram nie służy do wrzucania flat white na tle ściany z liści. Służy do utrwalania tożsamości i bycia częścią narracji miejskiej. Jeśli jesteś kawiarnią z Saskiej, mów o Saskiej. Jeśli jesteś lokalem w biurowcu – pokaż backstage poranka. Klient nie obserwuje Cię po to, żeby zobaczyć zdjęcia kawy. Obserwuje Cię, bo lubi wiedzieć, co się u Ciebie dzieje – zanim jeszcze do Ciebie wejdzie.
Warto też myśleć o relacjach z innymi – nie tylko z klientem. Z sąsiadami. Z lokalnymi twórcami. Z osobami, które mają wpływ na to, co ludzie w mieście widzą, czytają, odwiedzają. To nie wymaga wielkiego budżetu – wystarczy, że raz na jakiś czas otworzysz się na zewnątrz. Dajesz ścianę na wystawę. Współpracujesz z kimś z okolicy. Robisz wspólne zdjęcia, akcję, coś, co ludzie zapamiętają.
Rozpoznawalność nie bierze się z jednej kampanii. Bierze się z bycia widocznym tam, gdzie ludzie żyją. Jeśli potrafisz przenieść swoją markę z wnętrza lokalu do przestrzeni miasta i sieci, to już nie musisz walczyć o uwagę – ona przychodzi sama.
Od jednej do wielu: od czego naprawdę zaczyna się skalowanie kawiarni
Druga kawiarnia to moment, w którym kończy się romantyzm, a zaczyna organizacja. Bo o ile pierwszą prowadzisz sercem, doświadczeniem i intuicją, to przy drugiej zaczynasz odkrywać, że Twoja uwaga już się nie rozciąga. Nie jesteś w stanie być „wszędzie” – a jeśli próbujesz, to zwykle kończy się to wypaleniem, spadkiem jakości albo wrażeniem, że nic już nie kontrolujesz.
Dlatego druga kawiarnia to nie otwarcie nowego lokalu. To przekształcenie całej firmy w system. Jeśli to zignorujesz i po prostu „powtórzysz schemat”, to bardzo szybko zorientujesz się, że to, co działało w jednym miejscu, kompletnie się rozjeżdża w dwóch.
Na początek – koszty. Nie chodzi tu tylko o czynsz i ekspres, ale o wszystko, co wcześniej było „niewidzialne”. Czas Twój i zespołu. Księgowość, która nagle musi raportować osobno każdy lokal. Więcej zamówień, więcej faktur, więcej komunikacji, więcej decyzji. Dochodzą nowe pozycje: manager operacyjny (jeśli go nie ma – zostajesz nim Ty), księgowość wielooddziałowa, osobny marketing, może system POS z porównywaniem lokalizacji. To już nie jest lokalny biznes – to organizm wielokomórkowy, który potrzebuje systemu nerwowego.
Pojawia się też pytanie o strukturę. W jednej kawiarni możesz wszystko wiedzieć – jak się czują ludzie, co się dziś sprzedaje, kiedy kończy się mleko. W dwóch – już nie. To oznacza, że musisz zacząć budować warstwę zarządzającą: team liderów, którzy myślą za Ciebie na miejscu. I wprowadzić takie rzeczy jak spotkania operacyjne, jasne schematy decyzji, logi zmian, system raportowania problemów. Takie, które działają niezależnie od Twojej obecności.
“Skalowanie to przede wszystkim zmiana myślenia. Przestajesz być baristą, managerem zmiany itp., a stajesz się architektem systemu. Twoja praca to już nie robienie kawy, ale zaprojektowanie sposobu, w jaki inni będą ją robić dokładnie tak, jak Ty byś to zrobił.” – tłumaczy Head of Retail Coffeedesk.
Potem: systemy i dane. W jednym lokalu możesz działać na wyczucie. W sieci to za mało. Musisz wiedzieć, co się dzieje – nie z rozmowy z baristą, tylko z twardych danych. Jak wygląda dzienny obrót? Jaki jest średni paragon? Co się nie rotuje? Który produkt siada o 14:00 w jednej lokalizacji, a w drugiej o 16:30? To są rzeczy, które pokazują, czy skalujesz coś zdrowego, czy tylko powielasz chaos.
No i różnice między lokalami. Bo tak, będą. Nawet jeśli wystrój i menu są identyczne. Inny ruch, inna klientela, inne sąsiedztwo, inna pora dnia, inne oczekiwania. Musisz umieć porównywać kawiarnie do siebie, ale nie wymagać, by były identyczne. Twórz modele lokalizacji – rozróżniaj punkty docelowe, tranzytowe, sąsiedzkie. I mierz je przez inne KPI. Bo kawiarnia w biurowcu i ta przy parku grają inną melodię.
Z czasem pojawi się też pytanie o centralizację. Czy opłaca się mieć wspólną kuchnię? Czy warto mieć jednego dostawcę do wszystkiego? Czy robić własne wypieki i rozwozić je rano? Odpowiedź zależy od skali i od tego, co chcesz kontrolować. Ale jeśli produkty mają być powtarzalne – coś musisz scentralizować. Albo receptury, albo produkcję, albo chociaż dostawy.
I najważniejsze – zmiana mentalna. Przechodzisz z bycia właścicielem kawiarni do roli operatora sieci. Twoją pracą przestaje być ogarnianie codzienności. Zaczyna być projektowanie procesów, które pozwolą codzienność ogarniać innym. A to oznacza, że wiele rzeczy, które do tej pory „robiłeś sam, bo było szybciej”, teraz musisz spisać, przekazać, nauczyć, wdrożyć. Bo inaczej – zamiast prowadzić sieć – będziesz gasić pożary.
Zarządzanie siecią: finanse, zespół, kontrola – czyli wszystko, czego nie widać z sali
Kiedy masz jedną kawiarnię, wiele rzeczy robisz sam. Zamawiasz mleko, zgarniasz faktury, wrzucasz relację na Instagram, podmieniasz filtr w ekspresie. I to działa – dopóki jesteś na miejscu. Ale kiedy otwierasz kolejne punkty, taka struktura się rozsypuje. Bo nie chodzi już o to, co robisz – tylko o to, jak zorganizujesz to, czego nie robisz osobiście.
Skalowanie zaczyna się od roli. Musisz wiedzieć, kto w Twoim zespole za co odpowiada – na poziomie każdego lokalu i całej sieci. Kierownik kawiarni odpowiada za zespół, stany magazynowe, lokalne zamówienia, rozliczanie zmiany, realizację procedur. To on raportuje frekwencję, rotację, sygnalizuje braki i dba o to, żeby grafiki miały sens – nie tylko pod kątem liczby godzin, ale też kompetencji. Head barista to lider jakości – dba o szkolenia, standaryzację napojów, kontroluje receptury, odpowiada za testy nowych produktów i sprzętu, czasem organizuje cuppingi i działania edukacyjne. Obie te osoby powinny współpracować z operacyjnym koordynatorem sieci – kimś, kto nie stoi za barem, ale analizuje wyniki, integruje zespoły, wspiera nowe lokalizacje, audytuje procesy i rozwiązuje problemy zanim przerodzą się w kryzys.
Marketing? Jeśli nie masz osobnego działu, warto go outsourcować albo przynajmniej zlecić prowadzenie komunikacji agencji lub freelancerowi, który rozumie nie tylko kawę, ale też rytm gastronomii. Lokalne profile mogą być prowadzone przez menedżerów, ale ktoś musi czuwać nad spójnością komunikacji, kalendarzem postów i tym, żeby Instagram nie był ścianą przypadkowych stories. Organizacja wydarzeń, obecność na targach, partnerstwa – to również część brandingu i powinna mieć przypisaną osobę: marketing managera, właściciela lub współpracownika z zacięciem projektowym.
A co z zamówieniami, fakturami, dostawcami? Kierownik kawiarni zamawia codzienność – mleko, produkty świeże, drobne rzeczy. Ale większe rzeczy – opakowania, ziarna, technika – warto centralizować. Jeden magazyn, jedno zamówienie zbiorcze, jeden dostawca. To pozwala negocjować ceny, trzymać jakość i minimalizować straty. Serwis ekspresu? Umowa z firmą techniczną, która zapewnia wsparcie 24h i regularny przegląd. Nie czekaj, aż bojler się zagotuje – serwis profilaktyczny to koszt, ale dużo mniejszy niż dzień bez sprzedaży.
“”Zarządzanie siecią kawiarni to jak prowadzenie orkiestry – nie możesz grać na wszystkich instrumentach, ale musisz wiedzieć, jak brzmi każdy z nich i jak połączyć je w harmonijną całość. To sztuka delegowania bez utraty kontroli nad tym, co najważniejsze.” – podsumowuje Krzysztof Mika” – podsumowuje Krzysztof Mika
Warto też już na tym etapie zdecydować, co robisz sam, a co zlecasz. Księgowość – zawsze zewnętrzna, ale z dostępem do danych w czasie rzeczywistym. Controling – możesz robić sam, ale prędzej czy później i tak potrzebujesz osoby lub firmy, która analizuje dane, przygotowuje raporty, robi zestawienia. Grafik, food cost, marże, straty, sprzedaż godzinowa – to wszystko powinno być pod ręką, nie w „pliku, który robi ktoś raz w miesiącu”. I tutaj kluczowe są narzędzia.
Dobry POS to podstawa. Nie wybieraj systemu tylko dlatego, że jest tani. POS musi działać stabilnie, mieć wsparcie techniczne, umożliwiać rozliczanie zmiany, prowadzenie stanów magazynowych, śledzenie średniego paragonu, liczby pozycji na rachunku, najczęściej sprzedawanych produktów. Powinien też umożliwiać integrację z raportowaniem i księgowością. Dobrze, jeśli pozwala porównywać lokale między sobą. Idealnie – jeśli daje Ci alerty o nietypowych sytuacjach: dziwna liczba zwrotów, niski obrót godzinowy, brak rotacji produktów.
Równolegle potrzebujesz dokumentów, które pomagają utrzymać jakość i porządek. Dziennik otwarcia i zamknięcia lokalu – obowiązkowy. Procedury sanitarne, audyty HACCP, kontrola temperatur, monitoring czystości – nie tylko „żeby był spokój z sanepidem”, ale żeby Twoja marka trzymała poziom. Raporty z dostaw – co przyszło, w jakiej ilości, czy się zgadza z zamówieniem. Karta strat – spis produktów, które poszły do utylizacji, z opisem przyczyny. To są dane, które mówią Ci nie tylko, co się dzieje, ale też dlaczego coś nie działa.
Warto mieć systemy online do wymiany danych i raportów. Dysk sieciowy z listą kontaktów, instrukcjami, procedurami. Formularz zgłaszania usterek. Kalendarz wydarzeń. Wewnętrzny newsletter z podsumowaniem tygodnia, wynikami, info o nowościach. Grafiki pracy powinny być dostępne online i zatwierdzane z odpowiednim wyprzedzeniem. Wszystko, co masz tylko „w głowie” – w końcu wypadnie. A jeśli wypada – to znaczy, że nie działa.
Na koniec: kontrola i dane. Musisz wiedzieć, co i gdzie dzieje się nie tak. Jak wygląda średni paragon? Ile produktów klient kupuje na raz? Ile wynosi food cost? Jakie są straty? Czy zmiana w poniedziałek rano w punkcie X sprzedaje za mało w stosunku do liczby godzin? Czy promocja faktycznie zadziałała? Czy nowy produkt ma sens, czy tylko zabiera miejsce? Dane to Twoje lustro. Patrz w nie regularnie, albo zdziwisz się, dlaczego coś pękło – kiedy było już za późno.
Sieć to nie suma lokali. To system współpracy, przepływu i zarządzania, który musi działać codziennie, nawet gdy Ciebie nie ma. Jeśli go nie zbudujesz – wszystko opiera się na nadziei i obecności. A kiedy Ty znikasz – znika też jakość. Ale jeśli ten system masz – możesz rosnąć bez paniki. I właśnie o to chodzi.
