Kawa to twoja pasja? Marzysz, o otworzeniu swojej własnej kawiarni? Jeśli tak, to dobrze trafiłeś. W niniejszym tekście postaram się przybliżyć ci drogę, którą będziesz musiał przemierzyć, aby to marzenie stało się faktem. Nie mogę obiecać, że będzie to droga łatwa i prosta, ale mam nadzieję, że te kilka słów pomogą ci podjąć decyzję, czy wystartować już dzisiaj, czy może warto kilka spraw zbadać i dopracować?
Najlepsza kawa to jedno, ale najlepsza kawiarnia to już zupełnie inna para kaloszy.
Krzysztof Mika, Retail Area Manager, Coffeedesk
Coffeedesk way:
Najważniejszą rzecz: wszystko zaczyna się od Ciebie! Tak, od ciebie, pamiętaj, że ulubiona kawka, w ulubionej kawiarni nie powie Ci, z czym tak naprawdę będziesz się mierzył jako właściciel biznesu i jak kompleksowe umiejętności zarządzania nabędziesz w trakcie procesu, otwierania i prowadzenia kawiarni.
Im więcej nauczysz się sam, im więcej zrozumiesz, tym dużo łatwiej będzie ci później podejmować ważne decyzje, a twoja postawa dojrzałego lidera posłuży za przykład wspólnikom, managerom i pracownikom.
W Coffeedesk do spraw podchodzimy z dużą dozą szaleństwa i wesołej improwizacji, ale też zanim rzucimy się w wir wymyślania odjechanego designu i najbardziej pokręconych toalet w gastronomii, dużą część czasu poświęcamy na skrupulatne planowanie i szukanie dziury w całym, tak aby niepotrzebne sprawy organizacyjne nie zaprzątały nam głowy podczas ulubionych działań twórczych.
Może, to nie jest moje najukochańsze zadanie (i pewnie twoje też nie będzie), ale to właśnie ja często zaczynam od tej drugiej strony, w której harmonogramuje i składam działania organizacyjne w jedną całość tak aby wszystko przebiegło zgodnie z planem. Oddaje zatem w twoje ręce kilka podstaw, od których zaczynam i obiecuję, że jeśli pójdziesz zgodnie z planem niebawem napijemy się pysznej kawy w Twojej kawiarni.
Wizja i Misja:
Wyobraź sobie, że za 3 miesiące widzimy się na otwarciu twoje kawiarni? Szybko prawda? Tak, jest to możliwe, ale tylko wtedy kiedy wiem, dlaczego, po co i dla kogo chce ją zbudować?
Określenie swojej wizji i misji brzmi górnolotnie, ale uwierz mi po kilku latach działalności wzlotów i upadków, zajrzysz do niej i z uśmiechem na ustach przypomnisz sobie, dlaczego to wszystko zrobiłeś. Co więcej, jeśli będzie się rozwijał i otwierał kolejne lokale ten dokument będzie wręcz niezbędny, aby podjąć decyzję, czy chcesz pozostać w obecnym kształcie, czy może warto coś zmienić?
Zadaj sobie więc tych 5 magicznych pytań (zgodnych z analizą swot) i nie zaczynaj roboty, dopóki nie będziesz pewien, że jesteś w 100% zgodny z tym co napisałeś.
- Jakie są moje mocne strony?
- Jakie mam słabości?
- Jakimi środkami dysponuje, zarówno osobowymi, jak i finansowymi?
- Co lub kto, wyciąga ze mnie energię i nie pozwala mi na realizację mojego marzenia?
- Dlaczego to robię, co mnie nakręca?
Powiesz ok, przecież ja to wszystko wiem. Uwierz mi, nie wiesz. Dopiero kiedy usiądziesz przed pustą kartką, zadbasz o ciszę zaparzysz swoją ulubioną kawę i zaczniesz przelewać myśli na papier, zobaczysz jakie to trudne i jak wiele trzeba się napracować, aby wydobyć z siebie kilka ważnych, ale przede wszystkim szczerych zdań. Tu ostrzeżenie, jeśli w trakcie procesu okaże się, że ze słodki cukierek przeradza się w gorzką pigułkę i coraz mniej tych mocnych stron, zrób przerwę i wróć do procesu za tydzień. Nie śpiesz się, daj sobie czas od tego momentu zacząłeś właśnie programować swoją przyszłość, nie chcesz tego robić w pośpiechu, prawda?
Koncept / Kawiarnia / Produkt / Lokalizacja / Business Plan
Wizja i Misja gotowe decyzja podjęta jedziemy dalej! Kawiarnia, czyli co? Co to jest? Ok, kawa, ale jaka? Skąd, kto mi ją dostarczy? Ile ona będzie kosztowała? Jak obliczyć, za ile ją sprzedawać? Ile rodzajów powinienem serwować? A co z wodą? Co ze sprzętem, z czego będę ją serwował, jaką metodą?
Mógłbym tak w nieskończoność, aż mnie i ciebie rozbolała by głowa, ale to jest tylko początek góry lodowej i mikro-pytań, które prędzej czy później sobie zadasz.
Jak ja to robię? Wracam do kartki i zadaje siebie kilka podstawowych pytań, a następnie wysypuję z głowy wszystko co możliwe i wykreślam, aż zostanie już tylko to co powinno zostać, później jeśli to już mam przechodzę do ulubionej części zabawy:
Koncept:
- Odpal Instagram i zrób sobie inspiracyjny moodboard na Pintereście. Nie ma znaczenia, czy są to polskie czy zagraniczne spoty, wrzucaj wszystko w stylu i klimacie, który ci się podoba.
- Zbierz znajomych i zróbcie sobie kreatywną burzę mózgów i niech każdy wybiera te zdjęcia, które mu się podobają, przyjacielska grupa fokusowa może zdziałać cuda! Zapisuj z boku w notatniku wszystkie powody, dla których jednym podoba się taki styl, a innym inny.
- Zbierz najważniejszą inspirację wraz z opisami do jednego pliku i masz już gotowy pierwszy realny zarys konceptu, P.S. Architekt cię za to pokocha!
- Dodatkowe pytania jakie możesz zadać znajomym to: Jaka jest twoja ulubiona kawiarnia i dlaczego? Co najbardziej cię denerwuje w kawiarni? Jaką kawę pijesz? Jak często pijesz kawę? Jak często korzystasz z kawiarni w tygodniu i co w niej zamawiasz? Co jesz w kawiarni, kiedy zgłodniejesz?
Ta z pozoru prosta zabawa popchnie cię bardzo mocno do przodu, będziesz wiedział przede wszystkim czego nie chcesz, a to już dużo. Dodatkowo, twoi znajomi udzielą ci na pewno wielu rad co powinieneś, a czego nie, nie bierz jednak tego bardzo do siebie i potraktuj ich z przymrużeniem oka, ale nie lekceważ, ile ludzi tyle opinii, a pakujesz się do biznesu gościnności, który polega właśnie na tym – to nieustanna ocena na wszystkich polach.
Kawiarnia
Następnie uruchom Excela (bez niego w gastronomii, ani rusz) i zrób listę sprzętów, które wiesz, że będą Ci potrzebne. Nie martw się o stoły i meble itp. Te sprawy załatwimy z architektem. Mam tu na myśli specjalistyczny sprzęt, który będzie nam potrzebny do robienia kawy.
Tutaj mogę zaproponować odezwanie się do nas, chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i know-how i doradzimy co i dlaczego należy kupić. Uwierzcie, nawet jeśli tych sprzętów nie kupicie bezpośrednio u nas już samo doradztwo pomoże uświadomić, jak dużo zmiennych występuje w tej materii.
Pozwolenia i aspekty prawne Cię nie ominą. Otwarcie jakiejkolwiek działalności gastronomicznej to masa papierkowej roboty. Kiedy już wybrałeś lokalizację i podpiszesz umowę, zaczyna się zabawa z remontem. Pamiętaj o sanepidzie, pozwoleniu na alkohol, jeśli będziesz go sprzedawał, badaniach wody oraz projekcie technologicznym, którego większość architektów wnętrz nie przygotowuje.
Produkt:
Koniec języka za przewodnika, a dobry research i network to podstawa. Zbierz więc dobrą ekipę i ruszajcie na wyprawę po kawiarniach. Polecam apkę European Coffee Trip, w której znajdziecie najlepsze kawiarnie speciality w całej Europie.
Pijcie kawę, rozglądajcie się róbcie zdjęcia i notatki, są na wagę złota i najważniejsze. Rozmawiajcie z baristami, to chodzące encyklopedie wiedzy kawowej.
Następnie wbijajcie na naszą stronę coffeedesk.pl – mamy duży wybór doskonałej kawy nie tylko z polskich palarni – i smakujcie w poszukiwaniu inspiracji i smaku, którym chcielibyście później raczyć Waszych gości.
Nie zapomnijcie również o jedzeniu, obecnie kawiarnia to nie tylko kawa, ale również pyszne ciasta i przekąski wytrawne. Poszukajcie lokalnych dostawców i wchodźcie z nimi we współpracę. W większych miastach działa bardzo dużo znakomitych pracowni cukierniczych, które dostarczą wam super słodkości.
Lokalizacja:
W przypadku kawiarni, nie ma nic bardziej ważnego niż wybór odpowiedniej lokalizacji. Jak wybrać odpowiednią lokalizację? Najlepiej skorzystać z firmy, która profesjonalnie się tym zajmuje, ale wszyscy wiemy jak to ze sprzedawcami bywa:) Chcą sprzedać, polecam zatem cztery moje standardowe metody, które następnie weryfikuje przy rozmowie z handlowcem nieruchomości, od razu mamy wtedy inną śpiewkę:
- Małe miejscowości – nie bójcie się otwierać, ciekawych konceptów w centrum miasta w otoczeniu innych lokali gastronomicznych. Im więcej lokali w okolicy tym lepiej! Ludzie krążą, a doskonała jakość, którą stworzycie, z pewnością zwabi ich do was. Uważajcie w małych miastach na ryzykowne otwarcia w okolicy dużych blokowisk, ludzie często rano śpieszą się do pracy, a wieczorem szybko do domu na kolację. Jeśli mieszkasz w takiej okolicy, przypomnij sobie ile razy kupiłeś kawę, nawet mały lokalnym sklepie.
- Duże miejscowości – weź mapę hałasu, mapę zagospodarowania przestrzennego oraz mapę obiektów i danych obrębów dzielnic przeznaczonych do użytku publicznego. Wskakuj na rower i przejedź się po tych dzielnicach, o różnych porach dnia i zobacz kiedy jest największy ruch. Zagadaj do baristy, zapytaj jak im idzie w weekendy, czy mają duże obłożenie itp. Sprawdź okolice metra (wiem, w Polsce to tylko Warszawa), duże dworce i ogólnie duże skupiska ludzi, obserwuj co robią o różnych porach dnia.
- Sezonowe spoty – zawsze najtrudniejsze, oczywiście wiadomo, że lato nad morzem i dobra kawa, to będzie zawsze bardzo dobry utarg, ale musisz zostawić dużą część uzbieranej kupki na zimowanie. Nie mniej jednak, zasada podobna, jak powyżej. Pojechać, sprawdzić, porozmawiać i zanotować.
- Okolice biurowe – niby w każdym dobrym biurze mamy kawę, ale niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie uciekał na wymarzoną przerwę na lunch, czy ulubioną kawę na owsianym do pobliskiej kawiarni. Co więcej, te okolice to przede wszystkim mnóstwo nieformalnych spotkań. Dobra kawiarnia z extra wifi i pokojami do pracy, mogłaby być niezłym strzałem w takich okolicach.
- Darmowy quick tip: Google od jakiegoś czasu udostępnia w swoich mapach tzw: obszary z dużym natężeniem ruchu. Nic prostszego: oznaczyć te miejsca i zobaczyć co powoduje ten duży ruch i co mamy dostępnego w okolicy z oferty gastronomicznej.
Business plan:
No dobra Krzysiek, fajnie się to wszystko czyta, ale ile mnie to będzie kosztowało? Uprzedzam, nie będzie tanio. Ale, nie jestem tu po to, aby straszyć, tylko po to aby pomóc więc lecimy:
Ten akapit nie bez powodu jest prawie na końcu, wizja, misja, wartości, research to kreatywne podstawy startu, które następnie składamy w całość właśnie w Business plan. Załóżmy, że masz już to wszystko i wiesz gdzie chcesz być za 3 miesiące ze swoją kawiarnią. Business plan, to nie potwór, a finałowy dokument, w którym zbierzesz to wszystko co rozpisałeś i przewarsztatowałeś wyżej i podeprzesz liczbami:
- Projekt kawiarni: Ceny na rynku wahają się od 15 do nawet 40 tysięcy złotych za projekt. Uważnie wybieraj zatem swego architekta. Sprawdź czy ma doświadczenie i zapytaj o portfolio realizacji. Następnie, wykręć numer do przedsiębiorcy, który z nim współpracował i zapytaj jak poszło. Papiery przyjmie wszystko, a tu w ciągu dwóch minut dowiesz się czy warto?
- Wyposażenie stolarskie, na zamówienie: Tutaj sky is the limit, w realizacjach standardowych o powierzchni 150-200 m2, przy dzisiejszych cenach stolarz poniżej 95-100 tysięcy z drewnianą zabudową baru jest marzeniem. Złóż tyle, chyba że masz znajomego stolarza lub kogoś w rodzinie, to może będzie taniej.
- Meble: Według tego co zaplanuje Ci architekt, ale również na start założyłbym kwotę około 60 – 80 tysięcy. Musisz kupić sprzęt z przeznaczeniem gastronomicznym z mocnych materiałów, ruch będzie duży prawda? Stoły, krzesła, ogródek letni, to wszystko musi być naprawdę solidne.
- Akcesoria gastronomiczne: zmywarka, kostkarka, witryna chłodnicza, lodówki, zlew, baterie, mroźnie, filtry do wody itp to przedział od do 40-60 tysięcy złotych. Niestety. Jeśli dojdziesz do wniosku, że chcesz gotować i potrzebujesz okapu i wentylacji, to ceny mogą znaczącą przekroczyć kwoty 100-150 tysięcy. Mały tip. jeśli otwierasz w nowym budynku, przy negocjacjach umowy najmu porozmawiaj o tzw. fit out. Polega to na tym, że część sprzętów jak np: wentylacja, które zostaną w budynku zostaje opłacona przez właściciela budynku.
- Sprzęty barowe, porcelana, sztućce: Dobry ekspres ciśnieniowy to podstawa, tutaj naprawdę mamy super specjalistów, którzy chętnie doradzą i wybiorą najlepszą możliwą maszynę, my korzystamy z urządzeń firmy La Marzocco (P.S. Mamy bardzo dobrą ofertę od tego producenta:)
Koszt od 20 tysięcy do nawet 150, nie jest to jednak akcesorium, na którym powinniśmy oszczędzać. Kolejne sprzęty to np: firma Bunn, która produkuje urządzenia do szybkie przygotowania kaw przelewowych.
Jeśli chodzi o porcelanę, to zdecydowanie mogę polecić jeden z naszych brandów: Loveramics, są to najbardziej wytrzymałe i niezawodne filiżanki i podstawki dostępne na rynku. Uwierzcie mi, spadały nam z takich wysokości, że nie było szans, a okazywało się że nawet się nie pokruszyły. Ponadto gama kolorystyczna jest naprawdę imponująca.
Jeśli zdecydujesz się na kawiarnie z metodami alternatywnymi, pamiętaj również o serwerach i akcesoriach do przygotowywania ręcznych metod przelewowych. Firmy, które polecamy to Hario, Chemex czy Aeropress.
- Systemy POS i internetowe oraz zewnętrzne usługi controllingowo- księgowe:
Dobry system obsługi to podstawa, pamiętaj o następujących aspektach: bardzo ważne będą dla Ciebie raporty sprzedażowe, żeby wiedzieć co się dzieje i co np: najlepiej się sprzedaje. Ponadto powinien być intuicyjny w obsłudze przede wszystkim dla Twoich przyszłych pracowników, dodatkowo również sprawdź jak działają i czy rozumiesz używanie systemu magazynowego. Z obecnych produktów na rynku moge polecić: GoPos, AmberPos, Nomee.
Usługi controllingowo-księgowe: Nie ma chyba nic ważniejszego dla gastronomii, niż dobry księgowy wyspecjalizowany w tej branży. Dlaczego? P&L w gastro, jest naprawdę długi, a ilość dokumentów kosztowych, które wpadną w Twoje ręce nieraz da Ci w kość, osoba po drugiej stronie barykady musi być twoim dobry doradcą, pomoże Ci to bardzo ładnie optymalizować koszty, a to klucz do rentowności tego biznesu. Poszukaj zatem w internecie firmy, które zajmują się księgowością i controllingiem. Mocno polecam ADD online, dynamicznie rozwijająca się spóła, która świadczy wysokiej klasy usługi controllingowe oraz księgowe, a także panel zarządczy do bieżącej analizy danych online.
Podsumowując. Uważam, że dzisiaj aby założyć naprawdę dobrą kawiarnie z porządnym sprzętem i fajnym designem, będziesz musiał wydać od trzystu tysięcy złotych do nawet miliona. Wiele zależy od miasta, lokalizacji i wielu innych aspektów, o których pisałem wcześniej, nie mniej jednak z mojego doświadczenia wynika, że jeśli dobrze przemyśli się koncept to może to naprawdę fajnie i przede wszystkim dochodowo działać.
Mam również nadzieję, że ten tekst przybliży Cię do otwarcia twojego wymarzonego miejsca, a nie oddalił. Jeśli jednak pojawią się dodatkowe pytania – pisz do mnie śmiało, z przyjemnością pomogę i wesprę w rozwoju Twój biznes.
